Monella yrittäjällä on tilanne, jossa yrityksen käyttöön sopiva toimitila on jo omassa henkilökohtaisessa omistuksessa. Tila voi olla esimerkiksi kodin yhteydessä oleva erillinen työtila, autotalli, liiketila tai kokonainen kiinteistö.
Tällöin luonnollinen kysymys on: voiko omistamansa tilan vuokrata omalle osakeyhtiölle?
Kyllä voi. Osakas ja hänen omistamansa osakeyhtiö voivat tehdä keskenään vuokrasopimuksen aivan kuten kaksi toisistaan riippumatonta osapuolta. Koska kyseessä on kuitenkin lähipiirin välinen järjestely, vuokraukseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Keskeisiä asioita ovat ennen kaikkea käypä vuokrataso, todellinen liiketoiminnallinen tarve ja huolellinen dokumentointi.
Toimitilan vuokraaminen omalle osakeyhtiölle on sallittua
Osakeyhtiö on omistajastaan erillinen oikeushenkilö. Tämä tarkoittaa, että osakas voi tehdä yhtiön kanssa sopimuksia, kuten vuokrata sille henkilökohtaisesti omistamaansa toimitilaa.
Järjestely voi olla myös käytännössä järkevä. Yritys saa tarvitsemansa toimitilat ilman, että tilaa tarvitsee siirtää yhtiön omistukseen, ja osakas saa tilasta vuokratuloa.
Verotuksen kannalta olennaista on kuitenkin se, että järjestely tehdään markkinaehtoisesti. Yhtiön ja osakkaan ei pitäisi sopia ehdoista, joita riippumattomat osapuolet eivät vastaavassa tilanteessa hyväksyisi.
1. Vuokran pitää vastata käypää hintatasoa
Tärkein asia toimitilan vuokraamisessa omalle osakeyhtiölle on vuokran suuruus. Vuokraa ei kannata määritellä sen perusteella, kuinka paljon yhtiö pystyy maksamaan tai kuinka paljon osakas itse haluaisi saada vuokratuloa. Lähtökohtana pitäisi olla se, mitä vastaavanlaisesta tilasta olisi kohtuudella maksettava avoimilla markkinoilla.
Käypään vuokraan vaikuttavat esimerkiksi:
tilan sijainti
pinta-ala
kunto ja varustelutaso
tilan käyttötarkoitus
tilojen soveltuvuus yritystoimintaan
pysäköintimahdollisuudet
muut vastaavien tilojen vuokrausehdot.
Jos vuokra on selvästi liian korkea suhteessa markkinatasoon, yhtiön maksama ylimääräinen osuus voi aiheuttaa verotuksellisia ongelmia. Pahimmassa tapauksessa järjestelyä voidaan verottaa peiteltynä osinkona.
Myös liian alhainen vuokra voi olla ongelmallinen, erityisesti silloin, jos järjestelyyn liittyy muita verotuksessa vähennettäviä kuluja. Siksi vuokrataso kannattaa perustella, ei vain arvata.
2. Miten käypä vuokra määritetään?
Käypää vuokraa voi selvittää vertaamalla samankaltaisia toimitiloja samalla alueella. Vertailukohteita voi etsiä esimerkiksi kiinteistönvälittäjien ja vuokramarkkinoiden ilmoituksista.
Jos kyseessä on poikkeuksellinen tila tai euromäärä on merkittävä, ulkopuolisen kiinteistönvälittäjän tai muun asiantuntijan arvio voi olla hyvä tapa vahvistaa vuokratason perustelut.
Asiantuntija-arvio ei ole jokaisessa tilanteessa välttämätön, mutta se voi olla hyödyllinen dokumentti, jos vuokratason markkinaehtoisuutta joudutaan myöhemmin perustelemaan.
Erityisesti kotiin liittyvän toimitilan vuokraaminen omalle osakeyhtiölle kannattaa olla tarkkana. Jos yhtiölle vuokrataan esimerkiksi kaksi huonetta omakotitalosta, vuokraa ei voi perustella pelkästään koko talon markkinavuokralla. Arviossa pitää huomioida nimenomaan yhtiön käytössä oleva tila ja sen ominaisuudet.
3. Tee kirjallinen vuokrasopimus
Vaikka vuokralainen olisi oma osakeyhtiö, sopimusta ei kannata jättää suulliseksi.
Kirjallisessa vuokrasopimuksessa kannattaa määritellä ainakin:
mitä tilaa vuokrataan
mihin tarkoitukseen tila on tarkoitettu
vuokran määrä
mitä vuokraan sisältyy
maksupäivä ja maksuehdot
mahdolliset vuokrankorotukset
sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
vastuut ylläpidosta, korjauksista ja muista kustannuksista.
Kirjallinen sopimus tekee järjestelystä selkeän sekä osakkaalle että yhtiölle. Samalla se auttaa osoittamaan, että kyse on aidosta vuokrasuhteesta eikä vain verotusta varten tehdystä muodollisesta järjestelystä.
4. Yrityksen pitää myös oikeasti käyttää tilaa
Vuokrattavalle tilalle pitäisi olla yritystoimintaan liittyvä todellinen tarve.
Jos yhtiö maksaa vuokraa tilasta, jota se ei tosiasiassa tarvitse tai käytä, järjestelyn liiketaloudellinen perustelu heikkenee. Sen sijaan esimerkiksi erillinen työhuone, vastaanottotila, varasto tai muu yrityksen toiminnassa tosiasiallisesti käytettävä tila voi olla perusteltu vuokrauskohde. Myös käyttö kannattaa määritellä sopimuksessa mahdollisimman selkeästi. Jos toimitila sijaitsee oman kodin yhteydessä, yrityksen käyttöön kannattaa rajata konkreettisesti ne tilat, jotka yhtiö todella tarvitsee.
5. Miten vuokratulo verotetaan?
Kun yksityishenkilö vuokraa omistamansa toimitilan omalle osakeyhtiölleen, saatu vuokra on lähtökohtaisesti vuokratuloa, joka verotetaan pääomatulona. Vuokratuloon kohdistuvia tulonhankkimismenoja voidaan tietyin edellytyksin vähentää verotuksessa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi vuokraustoimintaan liittyvät ylläpito- ja korjauskulut sekä muut kyseiseen tulonhankkimiseen kohdistuvat menot. Osakeyhtiön näkökulmasta liiketoimintaa varten maksettu markkinaehtoinen toimitilavuokra on puolestaan lähtökohtaisesti yhtiön vähennyskelpoinen kulu. Kokonaisuutta kannattaa kuitenkin tarkastella aina tapauskohtaisesti. Erityisesti omassa kodissa sijaitsevan tilan kohdalla kulujen kohdistaminen yhtiön vuokraamaan osaan voi vaatia tarkkaa harkintaa.
Esimerkki: toimitila kodin yhteydessä
Yrittäjä omistaa omakotitalon, jonka yhteydessä on erillinen 20 neliömetrin työtila. Osakeyhtiö käyttää tilaa kokonaan liiketoimintaansa varten. Osakas ja yhtiö tekevät kirjallisen vuokrasopimuksen ja määrittävät vuokran vastaavien tilojen markkinavuokrien perusteella.
Tällaisessa tilanteessa kokonaisuus on huomattavasti helpompi perustella kuin tilanteessa, jossa yhtiölle laskutetaan suuri vuokra koko kodista, vaikka yritystoimintaan käytetään todellisuudessa vain pientä osaa asunnosta.
Entä jos vuokra on liian suuri?
Tämä on yksi järjestelyn keskeisistä riskeistä. Jos osakas veloittaa yhtiöltä selvästi enemmän kuin vastaavasta tilasta maksettaisiin markkinoilla, yhtiön näkökulmasta kyse voi olla siitä, että varoja siirtyy omistajalle ilman liiketaloudellista perustetta. Tällaisessa tilanteessa verotuksessa voidaan arvioida, täyttyvätkö peitellyn osingon edellytykset. Siksi vuokran optimointi mahdollisimman korkeaksi ei ole hyvä verosuunnittelun lähtökohta. Parempi lähtökohta on käypä ja perusteltavissa oleva vuokra.
Kannattaako toimitila vuokrata vai siirtää yhtiölle?
Vuokraaminen ei ole ainoa vaihtoehto. Jos yrittäjä omistaa toimitilan henkilökohtaisesti, vaihtoehtoina voivat tilanteesta riippuen olla esimerkiksi:
tilan vuokraaminen yhtiölle
tilan myyminen yhtiölle
uuden toimitilan hankkiminen suoraan yhtiön omistukseen.
Näillä vaihtoehdoilla on erilaiset verotukselliset ja juridiset seuraukset. Siksi pelkkä vuokran määrä ei ratkaise sitä, mikä vaihtoehto on kokonaisuuden kannalta paras.
Näin rakennat verotuksellisesti kestävän vuokrasuhteen
Hyvä nyrkkisääntö on pitää osakas ja yhtiö sopimuskumppaneina mahdollisimman samanlaisessa asemassa kuin toisistaan riippumattomat osapuolet.
Käytännössä kannattaa:
1. Selvittää markkinavuokra. Hanki vertailutietoa vastaavista tiloista ja tarvittaessa asiantuntija-arvio.
2. Rajata vuokrattava tila selkeästi. Määrittele erityisesti kotitoimiston tai muun kodin yhteydessä olevan tilan kohdalla, mikä osa on yrityksen käytössä.
3. Tehdä kirjallinen sopimus. Kirjaa vuokra, käyttötarkoitus, kuluvastuut ja muut olennaiset ehdot.
4. Varmistaa todellinen liiketoiminnallinen tarve. Yhtiön pitää oikeasti käyttää tilaa yritystoiminnassaan.
5. Säilyttää perustelut. Pidä tallessa esimerkiksi vuokratasoa koskevat vertailut ja mahdolliset asiantuntijalausunnot.
6. Huomioida verotus molemmilla puolilla. Tarkastele sekä osakkaan vuokratuloa että yhtiön vähennyskelpoisia menoja.
Yhteenveto
Kyllä – oman osakeyhtiön kanssa voi tehdä vuokrasopimuksen. Järjestely voi olla täysin toimiva tapa järjestää yrityksen toimitilat silloin, kun yrittäjä omistaa sopivan tilan henkilökohtaisesti.
Turvallisen toteutuksen ydin on kuitenkin markkinaehtoisuus. Vuokran tulee olla perusteltavissa, yhtiön tulee tosiasiallisesti tarvita tilaa ja sopimuksen sekä vuokratason perusteet kannattaa dokumentoida huolellisesti. Erityisesti silloin, kun toimitila sijaitsee yrittäjän oman kodin yhteydessä tai kyseessä on muuten poikkeuksellinen järjestely, verotukselliset yksityiskohdat kannattaa tarkistaa etukäteen.
Ole yhteydessä Tilitoimisto Legit Accounting asiantuntijoihin, mikäli vastaavanlaiset järjestelyt kiinnostavat ja voisivat olla ajankohtaisia! Tilitoimisto Legit Accounting sijaitsee Helsingin Pasilassa, mutta palvelee myös paljon laajemmalla alueella Suomessa.
Kommentit